Top 5: Zo creëer je als organisatie de ideale werkplek voor je medewerkers

Een succesvolle organisatie begint bij capabele en gemotiveerde medewerkers. Maar hoe trek je de juiste mensen aan én zorg je dat ze blijven? De beleving van werknemers – ook wel de employee experience – speelt daarin een steeds grotere rol.

De tijden waarin talent voor het oprapen lag, zijn voorbij. De arbeidsmarkt is krapper dan ooit. Dat merken niet alleen bedrijven en HR-afdelingen, maar ook de werknemers zelf. Zij hebben steeds meer te kiezen. Recruiters staan in de rij en overstappen naar een andere organisatie is zo geregeld.

Als werkgever wil je uiteraard voorkomen dat je mensen om zich heen gaan kijken. Je wilt aantrekkelijk zijn als werkgever en je medewerkers productief houden. De sleutel? Een moderne, goed gefaciliteerde werkplek. Maar wat betekent dat precies? Wat verwachten medewerkers van hun werkplek? En hoe kunnen de tools van Microsoft 365 daarbij helpen? Deze top vijf zet alles op een rij.

In een wereld vol prikkels – denk aan e-mails, apps, telefoontjes en meldingen – is het belangrijk dat medewerkers regie kunnen nemen over hun werkdruk. Zorg voor duidelijke kaders rondom werktijden en -locaties, zodat mensen kunnen bepalen waar en wanneer ze het beste werken. Microsoft 365 biedt handige functies om dit te ondersteunen, zoals ‘shorter meetings’ en ‘quiet time’ in Teams. Viva Insights biedt tools als ‘delayed send’ en ‘focus time’, waarmee medewerkers hun werkmomenten slim kunnen indelen. Zo help je hen overzicht te houden en overbelasting te voorkomen.

Een eerste indruk kun je maar één keer maken. Zorg daarom dat nieuwe collega’s zich meteen welkom voelen. Een goede onboarding is cruciaal: leg een helder en doordacht stappenplan klaar voor de eerste dagen. Regel zaken op kantoor én thuis, zoals een laptop, een goede bureaustoel, headset en eventueel een tweede scherm. Ook toegang tot systemen zoals Microsoft SharePoint en Microsoft Entra moet vanaf dag één geregeld zijn. Maak nieuwe medewerkers snel vertrouwd met de werkwijze, zodat ze zich meteen onderdeel voelen van het team.

Weinig dingen zijn zo frustrerend als niet kunnen vinden wat je nodig hebt om je werk goed te doen. Slechte informatievoorziening ondermijnt niet alleen de productiviteit, maar ook het werkplezier. Investeer daarom in een slimme informatiearchitectuur. Gebruik bijvoorbeeld metadata en krachtige zoekfuncties binnen Microsoft SharePoint, Teams en Viva. Stimuleer proactieve communicatie, zodat medewerkers op de hoogte blijven van belangrijke ontwikkelingen binnen het bedrijf.

Het klassieke top-down model is passé. Organisaties werken steeds vaker als netwerken, waarbij samenwerken en kennis delen centraal staan. Die samenwerking vindt grotendeels digitaal plaats, bijvoorbeeld via Teams en gedeelde bestanden.

Ook flexibiliteit is essentieel. Werken hoeft niet meer beperkt te zijn tot een kantoorpand of een specifieke regio. Medewerkers moeten altijd en overal kunnen inloggen – ook vanuit het buitenland. Dat vraagt om een duidelijk HR-beleid en goede ondersteuning. Met tools als Microsoft Entra en Intune automatiseer je werkplekken en beheer je deze veilig op afstand.

Waardering is van grote waarde. Wie zich gezien en gesteund voelt, presteert beter. Laat dat blijken in kleine dingen: geef complimenten, toon interesse, en blijf in contact – zowel online als persoonlijk. Betrek medewerkers bij de koers van het bedrijf. Laat zien hoe datagedreven werken niet alleen het bedrijfsresultaat verbetert, maar ook bijdraagt aan hun eigen welzijn. Tools als Microsoft Viva helpen om de werkdruk in balans te houden. Geef medewerkers ruimte om keuzes te maken die passen bij hun eigen werk-privébalans. Hoe beter zij in hun vel zitten, hoe groter de kans dat ze jouw organisatie trouw blijven.